Aipo

I congressi delle sezioni regionali

PROCESSO E DOCUMENTI RELATIVI ALLA REALIZAZIONE
DEI CONGRESSI DELLE SEZIONI REGIONALI AIPO,
ATTRAVERSO AIPO RICERCHE S.r.l.
NORMA UNI ISO 9001 CERTIFICAZIONE TUV DELL’AGOSTO 2004

PREMESSA
La pianificazione del processo sotto descritto è necessaria per una corretta applicazione della norma UNI ISO 9001, voluta volontariamente da A.I.P.O. e necessaria al fine di garantire un elevato grado di soddisfazione del cliente: sia esso interno (socio), sia esso esterno (sponsor).

OBIETTIVI STRATEGICI

1. Fornire alle sezioni regionali un processo certificato UNI ISO 9001 a garanzia delle azioni necessarie per l’organizzazione di un evento associativo;
2. Fornire alle sezioni regionali tutti gli strumenti (fiscali, amministrativi, legali e finanziari) necessari per l’organizzazione di un evento associativo;
3. Fornire alle sezioni regionali la garanzia del “valore” associativo per una Formazione Medica Continua di qualità, attraverso la certificazione di qualità;
4. Permettere il sostentamento della Associazione;
5. Permettere l’autofinanziamento delle sezioni regionali, attraverso una gestione controllata da parte di AIPO Ricerche s.r.l..

OPERATIVITA’

1. Avvio della fase centrale: almeno 180 gg, prima del congresso;
2. Predisporre di un Programma preliminare del congresso;
3. Piano promozionale del congresso, almeno 160 gg, prima del congresso;
4. Scelta dell’agenzia e predisposizione del piano di uscita almeno 150 gg, prima del congresso;
5. Predisposizione del piano di entrate, da parte del direttivo regionale; almeno 120 gg. Prima del congresso;
6. Completamento della fase ECM, secondo allegati, almeno 100 gg prima del congresso;
7. Contratto di Appalto dei servizi, almeno 90 gg, prima del congresso.

PIANIFICAZIONE DEL PROCESSO

NOTA 1
La convocazione del congresso avviene in genere ogni due anni, da parte del consiglio direttivo regionale.

NOTA 2
Il comitato Esecutivo regionale, nomina il Presidente del Congresso, il comitato scientifico (che in questo processo, ha la responsabilità dell’accreditamento ECM) ed il comitato organizzatore del congresso. Il Presidente del congresso insieme al comitato scientifico stabilisce i temi strategici del congresso e ne dà comunicazione al consiglio direttivo regionale.
Appena viene approvato il programma scientifico finale e i servizi tecniche necessari allo svolgimento dello stesso, elaborate dal comitato organizzatore, il Presidente del congresso prende accordi con la Direzione Generale di AIPO per la gestione tenico-amministrativa centrale del congresso.
In questo caso viene selezionata una agenzia in grado di fornire i servizi necessari allo svolgimento del congresso ed elaborato un piano di spesa.
Il direttivo regionale presenta ad AIPO Ricerche un piano delle entrate previste a copertura delle uscite.
AIPO Ricerche presenta al direttivo regionale il bilancio complessivo del congresso che viene approvato.
Se approvato il bilancio complessivo, AIPO Ricerche effettuerà il contratto di appalto dei servizi con l’agenzia incaricata e regolamenterà attraversi appositi contratti le entrate con gli sponsor.

NOTA 3
Definite le modalità di organizzazione del congresso la parte scientifica verrà seguira dal Presidente del congresso e dal comitato scientifico, mentre AIPO ricerche, attraverso l’agenzia incaricata seguirà la parte logistico-amministrativa. Ciò è necessario per il costante aggiornamento/definizione finale del congresso sia sotto il profilo scientifico sia sotto il profilo organizzativo.

NOTA 4
Lo svolgimento del congresso è l’elemento centrale del processo, che trova in esso la sintesi delle attività scientifiche ed organizzative della sezione regionale.
Durante lo svolgimento del congresso si tiene l’assemblea dei soci e le elezioni del Consiglio direttivo regionale.

NOTA 5
Alla conclusione del congresso, vengono redatti due documenti; uno di natura scientifica da parte del Presidente del congresso e del comitato scientifico, che contiene gli atti del congresso, l’altro di natura economico-amministrativo, da parte di AIPO ricerche, attraverso l’agenzia incaricata, che serviranno al Comitato direttivo regionale per elaborare una relazione finale da presentare al Comitato Esecutivo nazionale di AIPO.

• Programma scientifico
• Responsabile scientifico dell'evento (Presidente del congresso)
• Scheda di presentazione dell'agenzia locale selezionata
• Preventivo di spesa del congresso
• Piano di sponsorizzazione (Tipologia di offerta agli sponsor)
• Quota di iscrizione del congresso
• Piano complessivo delle entrate
• Compilazione del modello ECM Format ai fini dell'acccreditamento

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